8月新规提醒！特殊货物记录保存期限延长至三年

新规核心明确，所有经营、经手进出口特殊货物及物品的市场主体，必须建立完整、真实、可溯源的生产、销售、使用全流程记录，所有相关台账、单据、检疫资料的最低保存期限延长至三年，全程接受海关监督核查，杜绝资料缺失、溯源断层等合规问题。

一、新规监管覆盖范围

本次卫生检疫及档案留存新规监管范围广泛，重点覆盖各类存在公共卫生安全风险的进出口货品，核心品类包括：

1、生物制品、疫苗、血液制品等特殊医用货品；

2、进口食品、保健品、特色食材等民生消费品类；

3、医疗器械、诊断试剂等医用相关货品；

4、其他国家法定需开展卫生检疫的进出口特殊货物、物品。

对于深耕农产品进出口、跨境食材供应链、外贸代理服务的企业而言，本次新规直接覆盖核心业务全流程，是日常合规运营的重中之重。

二、企业合规落地整改建议

为帮助各合作商户及企业内部快速适配新规要求，规避海关核查风险、维护企业进出口信用，结合跨境贸易行业运营标准，梳理出全方位整改落地方案：

1、全面排查梳理现有档案台账

对存量进出口特殊货物的质检报告、报关单据、物流凭证、仓储记录、客户签收清单、卫生检疫证明等资料进行全面复盘核查，补齐缺失资料、修正不规范台账，确保所有货品资料完整闭环，满足三年留存基础要求。

2、升级双轨制档案管理体系

优化企业档案管理模式，推行电子化存档+纸质备份双轨管理制度。电子化档案做好加密留存、防篡改备份，实现随时检索、快速调阅；纸质核心单据分类归档、妥善保管，全方位适配海关随机抽查、专项核查标准。

3、明确岗位职责与管理流程

细化进出口档案管理权责，指定专人负责特殊货物资料的日常归档、分类保管、定期核查及合规销毁审批工作，建立标准化归档流程，杜绝因岗位变动、人员交接出现资料遗漏、丢失等问题，实现档案管理规范化、常态化。

4、开展全员新规合规专项培训

针对报关、采购、质检、仓储、运营等核心岗位，组织新规专项培训，普及特殊货物检疫标准、档案留存规范及违规风险，强化全员“记录即责任、合规即底线”的经营意识，从岗位源头规避合规漏洞。

三、合规风险温馨提示

目前海关对进出口特殊货物档案留存监管力度持续升级，企业未按规定完整留存、妥善保管相关记录，将面临依法处罚；情节严重的，将直接影响企业进出口信用等级，制约后续报关、通关、外贸合作等核心业务开展。

在此提醒所有跨境贸易相关企业及合作商户，务必高度重视本次新规要求，于规定时限内完成全面自查整改，完善档案溯源管理体系，实现合规稳健经营。未来，云尚优品将持续跟进海关、跨境贸易最新政策动态，及时输出合规解读与落地指导，助力合作伙伴抢抓跨境政策红利、规避经营风险。